التخطيط والتنظيم في العمل الإداري
تبدأ كثير من الأعمال الإدارية دون خطة واضحة، فتتداخل المسؤوليات، وتُكرر المهام، وتُكتشف الحاجة إلى الموارد متأخرة، وينشغل الفريق بالطوارئ على حساب الأهداف. يقدم هذا البرنامج أدوات عملية للتخطيط على مستوى الوحدة والفريق، وتحويل الأهداف إلى خطط تنفيذية، وتنظيم العمل والأدوار والإجراءات، ومتابعة التنفيذ ومعالجة الانحرافات.
٢٩ نوفمبر ٣ ديسمبر ٢٠٢٦
الدار البيضاء
5 أيام
USD 4,300يُنظر إلى التخطيط والتنظيم أحياناً بوصفهما مسؤولية الإدارة العليا أو إدارة التخطيط، بينما يعيش أثرهما الحقيقي في الوحدات والأقسام. فتصل الأهداف الاستراتيجية إلى الموظف عامة لا يعرف كيف يترجمها إلى عمل يومي، وتوزع المهام شفهياً دون تحديد واضح للمسؤول، وتتراكم إجراءات غير موثقة يعرفها موظف واحد، ولا تُراجع الخطط إلا عند إعداد التقرير السنوي.
يتبع البرنامج دورة العمل الإداري بترتيبها الطبيعي. يبدأ بفهم الأهداف المؤسسية وترجمتها إلى أهداف للوحدة، ثم إعداد خطة تنفيذية بالأنشطة والموارد والمواعيد، ثم تنظيم العمل بتحديد الأدوار والصلاحيات والإجراءات، ثم متابعة التنفيذ بالمؤشرات، وينتهي بالمراجعة والتحسين.
مرتكزات مهنية معترف بها. يسترشد البرنامج بدورة التخطيط والتنفيذ والمراجعة والتحسين (PDCA)، ومعايير SMART في صياغة الأهداف، ومصفوفة RACI في توزيع المسؤوليات، وهيكل تقسيم العمل المستخدم في إدارة المشاريع، والنهج القائم على العمليات في المواصفة ISO 9001. ويطبقها على مستوى الوحدة الإدارية والفريق.
قرارات يحسّنها البرنامج. أي الأهداف تستحق الأولوية في خطة الوحدة؛ كيف تُوزع المهام والموارد المحدودة؛ من يملك القرار ومن يُستشار ومن يُبلَّغ؛ أي الإجراءات تحتاج إلى توثيق وتوحيد؛ ومتى يستدعي الانحراف عن الخطة تعديلها.
طريقة التنفيذ. عشرون ساعة على خمس جلسات، حول حالة عملية واحدة: قسم إداري في مؤسسة عامة كُلف بتنفيذ هدف سنوي جديد إلى جانب أعماله المعتادة دون زيادة في عدد الموظفين. يعد المشاركون خطة القسم التنفيذية، ويوزعون الأدوار بمصفوفة RACI، ويوثقون إجراء رئيسياً، ويبنون جدول متابعة بالمؤشرات.
خيار التنفيذ داخل المؤسسة. يمكن تكييف البرنامج مع الخطة الاستراتيجية للمؤسسة ونماذج التخطيط التشغيلي والتقارير المستخدمة لديها، وتنفيذه لفرق وحدة إدارية واحدة بحيث تخرج بمسودة خطة تنفيذية فعلية للعام القادم.