الأرشفة الرقمية وإدارة الوثائق الإلكترونية
تتحول مشاريع الأرشفة الرقمية في كثير من الجهات إلى مسح ضوئي لكميات كبيرة من الورق، ثم مجلدات إلكترونية يصعب البحث فيها ولا يُعرف متى تُتلف محتوياتها. يقدّم هذا البرنامج أساسًا عمليًا لإدارة الوثائق الإلكترونية: التصنيف والفهرسة والحفظ والاسترجاع والإتلاف المنظم، بحيث تبقى الوثيقة موثوقة ويسهل الوصول إليها عند الحاجة.
٨ - ١٢ نوفمبر ٢٠٢٦
فيينا
5 أيام
USD 5,500تبدأ أغلب مشكلات الأرشفة الرقمية قبل شراء أي نظام. فالوثائق تُحفظ في البريد الإلكتروني والأقراص المشتركة وأجهزة الموظفين، ولكل إدارة طريقتها في تسمية الملفات، ولا يوجد جدول واضح لمدد الحفظ. وحين تُرقمن الجهة أرشيفها الورقي دون تصنيف متفق عليه، تنتقل الفوضى من الرفوف إلى الخوادم، ويصبح العثور على خطاب أو عقد قديم مهمة تستغرق ساعات.
يتدرج البرنامج من المفاهيم إلى التطبيق: ما الذي يجعل الوثيقة سجلًا له قيمة إدارية أو قانونية، ثم بناء خطة تصنيف موحدة وبيانات وصفية بسيطة، ثم التحويل الرقمي للوثائق الورقية بجودة مقبولة، ثم ضبط الصلاحيات والإصدارات، وأخيرًا جداول الحفظ والإتلاف ومتابعة الالتزام اليومي.
مرتكزات مهنية معترف بها. يستند البرنامج إلى المواصفة ISO 15489 لإدارة السجلات، ويسترشد بالمواصفة ISO 16175 لمتطلبات أنظمة السجلات الرقمية، ومواصفات MoReq، وصيغة PDF/A للحفظ طويل الأمد، مع إشارة إلى ضوابط أمن المعلومات في ISO/IEC 27001 بقدر ما تتصل بحماية الوثائق.
قرارات يحسّنها البرنامج. كيف تُصنف الوثائق بطريقة يفهمها الجميع؛ أي الوثائق تستحق الرقمنة وأيها يكفي حفظه ورقيًا حتى انتهاء مدته؛ من يحق له الاطلاع والتعديل والحذف؛ متى تُتلف الوثيقة وكيف يُوثّق ذلك؛ وما الحد الأدنى من البيانات الوصفية الذي يضمن استرجاعها لاحقًا.
طريقة التنفيذ. عشرون ساعة على خمس جلسات، حول حالة عملية متصلة: إدارة خدمات مساندة في جهة متوسطة الحجم تنقل أرشيفها الورقي ومراسلاتها إلى نظام إلكتروني. يعد المشاركون خطة تصنيف ونموذج بيانات وصفية وجدول حفظ مختصر وإجراء للمسح الضوئي والتحقق من الجودة.
خيار التنفيذ داخل المؤسسة. يمكن تكييف البرنامج مع النظام الإلكتروني المستخدم في المؤسسة، وأدلة التصنيف وجداول الحفظ القائمة، والتشريعات الوطنية ذات الصلة بالوثائق والمحفوظات، وتنفيذه لموظفي الأرشيف والسكرتارية وتقنية المعلومات معًا حتى تتوحد الإجراءات.
الفئة المستهدفة
الأهداف العامة
المحاور و المحتوى
الكفاءات المستهدفة
فيينا
موضوعات ذات صلة
تقرير لا يصل إلى خلاصته إلا في الصفحة الأخيرة، ومذكرة لا يتضح منها المطلوب، ومحضر اجتماع لا يحدد المسؤوليات: أخطاء متكررة تؤخر القرار وتضعف صورة الإدارة. يقدم هذا البرنامج طريقة عملية لإعداد التقارير والمذكرات والمراسلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات بلغة واضحة وبنية منطقية، مع عرض البيانات بصورة تخدم القارئ.
روما
٢٥ - ٢٩ أكتوبر ٢٠٢٦رفع جودة كتابة التقارير والمراسلات الرسمية داخل بيئة العمل وتحسين التواصل المهني بين الإدارات والجهات الخارجية بما يضمن وضوح القرارات وسرعة الإنجاز وتقليل سوء الفهم.
مباشر أونلاين٢٣ - ٢٧ نوفمبر ٢٠٢٦